Voor jou als ondernemer is e-mail één van de belangrijkste manieren waarop je communiceert. Klanten kunnen via de e-mail heel makkelijk al hun vragen stellen en potentiële klanten kunnen via de e-mail contact met je opnemen. Heb je een website waarop een contactformulier staat? Dan krijg je waarschijnlijk zelfs een mailtje wanneer dit formulier is ingevuld door een (potentiële) klant.

De manier waarop jij als ondernemer je zakelijk e-mail inzet kan het succes van jouw bedrijf maken of breken. Beschik je nog niet over een zakelijk e-mailadres? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. In dit blogartikel vertellen we over hoe je van je zakelijke e-mail een succes kunt maken.

Het geeft weer waar jij als bedrijf voor staat

Alle manieren waarop jij als ondernemer communiceert geven weer waar jij als bedrijf voor staat. Daarnaast laten de manieren waarop jij communiceert zien wie jij als ondernemer nu eigenlijk bent. Je website is het visitekaartje van je bedrijf, maar de manier waarop jij het e-mail contact met je klanten onderhoudt zeggen iets over wie jij als ondernemer bent en waar je voor staat.

Reageer je vaak niet of pas heel laat op een e-mail of op een ingevuld contactformulier? Dan is de kans groot dat degene van wie dit mailtje afkomstig is niet helemaal te spreken is over jouw manier van communiceren. Het resultaat hiervan kan zelfs zijn dat je deze (potentiële) klant verliest. Zorg er dus voor dat je op een proactieve manier communiceert. Hierin ligt namelijk de basis voor het zakelijke e-mail contact wat je hebt.

Op welke manier communiceer je het liefst?

Hoe wil je als ondernemer overkomen? Welke indruk wil je achterlaten op je (potentiële) klanten? Op welke manier schrijf je en reageer je op whatsappjes en e-mails? Spreek je klanten vaak aan met je/jij of houd je het liever zakelijk en spreek je vooral in u-termen? Al dit soort zaken maken op welke manier jij als ondernemer communiceert.

Gebruik je het liefst allerlei emoticons bij het typen van je e-mailtjes of whatsappjes? Prima, hierdoor maak je het contact heel persoonlijk maar let er wel op dat je dit niet te vaak doet. Emoticons kunnen soms op een verkeerde manier geïnterpreteerd worden en daarnaast ook als storend ervaren worden. Heb je een aantal medewerkers in dienst? Let er dan op dat zij op dezelfde manier communiceren als dat jij dat doet. Hierdoor zorg je voor een transparante uitstraling.

Naast de manier waarop je communiceert is ook de manier waarop je dit doet van belang. Zo kunnen veel spel- en typefouten bijvoorbeeld als enorm storend ervaren worden. Ook kunnen zulke fouten de professionaliteit van je bedrijf in twijfel trekken. Lees dus altijd eerst even je berichten voordat je deze daadwerkelijk verzendt.

Straal professionaliteit uit

Wil je een zakelijk e-mail adres aanmaken? Investeer dan in een sterke domeinnaam en maak een professioneel e-mail adres aan. Zo’n e-mail adres als ….@gmail.com of ….@hotmail.com stralen namelijk niet zoveel professionaliteit uit. Kies dus liever niet voor een gratis e-mail adres om te gebruiken als zakelijk e-mail adres.

Wanneer je kiest voor zakelijke e-mail van flexamedia profiteer je niet alleen van alle voordelen die zakelijke e-mail je biedt. Bij dit zakelijke e-mail pakket zit namelijk ook een spamfilter zodat je nooit teveel spam ontvangt. Als ondernemer heb je namelijk wel wat meer te doen dan je mailbox steeds filteren op spam mails. Daarnaast biedt zakelijke e-mail van flexamedia je nog tal van andere voordelen zoals:

• onbeperkt aantal e-mails
• meer dan voldoende opslag ( 5 GB of 10 GB afhankelijk van het pakket wat je kiest)
• overal en altijd toegang tot je webmail
• automatische antwoordfunctie bij afwezigheid
• makkelijk te beheren
• gratis hulp bij het installeren

Ben altijd bereikbaar

Een voordeel van zakelijke e-mail is dat je altijd en overal bereikbaar bent. Zeker aan de dag van vandaag is dit voor veel (potentiële) klanten enorm waardevol. Vanuit bijna overal ter wereld is het namelijk mogelijk om te internetten en dus te communiceren via e-mail. Schrik dan ook niet dat je als ondernemer midden in de nacht ineens een e-mailtje ontvangt van een klant die zich op dat moment aan de andere kant van de wereld bevindt.

Wanneer je kiest voor een professionele uitstraling van je bedrijf en dus investeert in zakelijke e-mail, geef je klanten altijd de mogelijkheid om hun vragen te stellen. Ben je niet in de gelegenheid om meteen of diezelfde dag te reageren? Stel dan een automatisch antwoord bericht in. Zo laat je klanten weten dat je op dat moment even niet bereikbaar bent, maar dat hun mails wel in behandeling genomen worden.

Mogelijk op meerdere apparaten

Wanneer je kiest voor een zakelijk e-mail pakket van flexamedia, kun je op meerdere apparaten je e-mail lezen. Je kunt dus zowel op je laptop als op je smartphone of tablet je e-mail openen, lezen en beantwoorden. Let er wel op dat je bij het instellen van je e-mailprogramma altijd een keuze hebt uit IMAP of POP. Wanneer je kiest voor IMAP worden alle mails op de server bewaard zodat je deze ook op alle apparaten kunt lezen.

Let er altijd op dat je mailbox overzichtelijk is. Een ‘ontplofte’ mailbox schept namelijk niet alleen een hoop onrust, maar ook nog eens verwarring. Plan dus voor jezelf een wekelijks een vast moment in om je mailbox bij te werken en op te ruimen. Zo bewaak je overzicht wat weer bijdraagt aan succesvol ondernemen.

Let op de veiligheid

Een zakelijk e-mail pakket van flexamedia filtert al automatisch op virussen en spam. Maar het is ook belangrijk dat je de veiligheid van je klanten waarborgt. Zeker wanneer je kijkt naar de AVG wet is het belangrijk dat je oog hebt voor de veiligheid en de privacy van je klanten. E-mailadressen behoren ook tot privacygevoelige gegevens. Ga hier dus zorgvuldig mee om en zet niet zomaar klakkeloos een hoop e-mailadressen in je CC lijst wanneer je een mailtje stuurt.

Heb je nu interesse in een zakelijk e-mail pakket of wil je weten op welke manier zakelijke e-mail bij kan dragen aan het succes van jouw bedrijf? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.