Ben je ondernemer en huur je ZZP’ers in? Schijnzelfstandigheid ligt dan op de loer. Het is cruciaal te weten hoe je als bedrijf juridisch sterk staat. Voorkomen is beter dan genezen.
Duik dieper in de materie van arbeidsrelaties. Leer over modelovereenkomsten, duidelijke werkafspraken, en noem het belang van een zelfstandige werkwijze. Zo bouw je zekerheid in je samenwerking met zelfstandigen.
Investeer in kennis over de wetgeving en criteria, zoals de mate van gezag en substitutie. Zorg dat je weet wat de Belastingdienst toetst. Met deze handvatten dek je je bedrijf effectief in tegen de risico’s van schijnzelfstandigheid.
Voorkom schijnzelfstandigheid bij inhuur van ZZP’ers
Als je een ZZP’er inhuurt, is het cruciaal om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Zo waarborg je dat je als bedrijf niet achteraf geconfronteerd wordt met naheffingen of boetes. Volg deze stappen om te zorgen dat de samenwerking met ZZP’ers helder en conform de wetgeving verloopt.
- Stel een duidelijke overeenkomst op: Zorg voor een contract waarin de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bepalingen rond zelfstandigheid duidelijk zijn vastgelegd.
- Gebruik de modelovereenkomsten van de Belastingdienst: Deze geven helderheid over de arbeidsrelatie en bieden bescherming tegen aansprakelijkheid voor loonbelasting en sociale premies.
- Bewijs de zelfstandigheid van de ZZP’er: Laat de ZZP’er aantonen ingeschreven te staan bij de Kamer van Koophandel, een eigen bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en eigen bedrijfsmiddelen heeft.
- Voorkom gezagsverhouding: Zorg ervoor dat de ZZP’er daadwerkelijk zelfstandig zijn werkzaamheden uitvoert en geen werkinstructies ontvangt zoals een werknemer.
- Evalueer de samenwerking regelmatig: Houd de arbeidsrelatie met de ZZP’er in de gaten en stuur bij waar nodig om schijnzelfstandigheid te voorkomen.
Documenteer de zelfstandigheid adequaat
Zorg ervoor dat je administratie perfect op orde is om problemen te voorkomen. Dit houdt in:
- Bewaar alle correspondentie: E-mails, contracten en andere communicatie waaruit de zelfstandigheid blijkt, dien je goed gedocumenteerd te houden.
- Documenteer werkwijze: Leg vast hoe de ZZP’er zijn werkzaamheden uitvoert, zodat aangetoond kan worden dat hij dat zelfstandig en zonder gezagsverhouding doet.
- Bewaar facturen en betalingsbewijzen: Deze documenten dienen als bewijs van de zakelijke transacties tussen jouw bedrijf en de ZZP’er.
- Controleer de legale status van de ZZP’er: Controleer of de ZZP’er aan alle eisen voor zelfstandig ondernemerschap voldoet, zoals inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Beoordeel en monitor de arbeidsrelatie
Neem niet enkel het contract als uitgangspunt, maar kijk naar de praktijk. Zorg ervoor dat de samenwerking consistent is met de afgesproken zelfstandigheid.
- Evalueer de uitvoering: Komt deze overeen met wat je contractueel hebt vastgelegd met de ZZP’er? Maak dit regelmatig bespreekbaar.
- Let op signalen van afhankelijkheid: Wees alert op signalen die kunnen wijzen op een (onbedoelde) gezagsverhouding of werknemerschap.
- Biedt geen bedrijfsspecifieke voordelen: Denk hierbij aan zaken als bedrijfskleding of personeelskorting die de zelfstandigheid van de ZZP’er kunnen ondermijnen.
- Voorkom exclusiviteit in opdrachten: De ZZP’er moet ook voor andere opdrachtgevers kunnen en mogen werken.
Betrek specialisten bij de arbeidsrelatie
Schakel juridisch adviseurs in voor het beoordelen en opstellen van contracten met ZZP’ers. Dit zorgt voor extra zekerheid dat alles aan de wettelijke vereisten voldoet.
Optimaliseer je digitale presentatie
Een sterke online aanwezigheid kan ook bijdragen aan de duidelijke positionering van de ZZP’er als zelfstandige entiteit. Kies voor een professionele website die jouw bedrijf representeert. Bij Flexamedia begrijpen we het belang hiervan en bieden we een complete zzp website pakket aan die je helpt om je positie te versterken zonder risico te lopen op schijnzelfstandigheid.
- Kies voor een helder en professioneel webdesign: Dit toont zowel jouw professionaliteit als die van je ZZP-partners.
- Transparante weergave van diensten: Laat zien welke diensten de ZZP’er aanbiedt en hoe deze diensten zelfstandig worden uitgevoerd.
- Publiceer recensies en referenties: Echte ervaringen van klanten versterken de geloofwaardigheid en de zelfstandige status van de ZZP’er.
- Communiceer heldere contactinformatie: Zorg dat het duidelijk is hoe opdrachtgevers direct contact kunnen opnemen met de ZZP’er voor opdrachten.
Zorg voor consistentie en transparantie
Tot slot, zorg ervoor dat je in je handelingen en documentatie consistent en transparant bent. Dit verkleint het risico op onduidelijkheden en mogelijke claims betreffende schijnzelfstandigheid.
Meest gestelde vragen
Hoe kan ik als bedrijf schijnzelfstandigheid bij ZZP'ers voorkomen?
Begin met een heldere overeenkomst waarin de zelfstandige rol van de ZZP’er onmiskenbaar is vastgesteld. Definieer de opdracht duidelijk, zorg ervoor dat jij niet de enige klant bent en laat de ZZP’er zijn eigen werktijden bepalen. Vermijd sturing en continue controle, dit duidt namelijk op een werkgevers-werknemer relatie. ZZP’ers dienen ook hun eigen gereedschap of middelen te gebruiken en zouden zelf verantwoordelijk moeten zijn voor hun eigen risico’s.
Wat zijn concrete stappen om schijnzelfstandigheid te omzeilen?
Onderteken een modelovereenkomst goedgekeurd door de Belastingdienst, dit biedt vooraf zekerheid over de arbeidsrelatie. Zo’n modelovereenkomst bevat afspraken die borg staan voor zelfstandigheid, zoals het recht op vervanging en het ontbreken van een gezagsverhouding. Verder is het essentieel dat de ZZP’er aantoonbaar ondernemersrisico loopt en investeert in de onderneming, zoals het aanschaffen van eigen materialen en gereedschappen. Dit onderstreept de zelfstandigheid en vermindert het risico op schijnzelfstandigheid.
Hoe waarborg je als bedrijf de zelfstandigheid van ZZP'ers?
Zorg voor duidelijke contracten en ga na of de ZZP’er ook voor andere opdrachtgevers werkt. Dit toont aan dat hij of zij niet afhankelijk is van jouw opdrachten alleen. Naast het contractuele aspect, is het ook van belang om de ZZP’er niet te behandelen als een werknemer. Dat betekent dat je geen verplichte bedrijfskleding oplegt, geen vaste werkplek verschaft en geen deelname aan personeelsactiviteiten verwacht. Wees attent op deze praktische zaken om schijnzelfstandigheid te vermijden.
